1. Portée
1.1 Cette politique s’applique à tout le personnel salarié non-enseignant régulier à temps plein recruté par l’Université à un poste administratif de niveau supérieur.
1.2 Aux fins de cette politique, un ‘’poste administratif de niveau supérieur’’ signifie un poste dont le profil est de niveau 3 ou plus.
1.3 Aux fins de cette politique, l’expression ‘’à temps plein’’ désigne une personne salariée qui travaille les deux tiers (2/3) ou plus des heures de travail normales pour son profil de poste, tel que défini dans la Politique sur les heures de travail.
2. Énoncé de politique
2.1 Tous les doyens, directeurs et chefs d’unité ou de département peuvent, à leur gré, prendre des dispositions avec le vice-principal (Administration et finances) pour le paiement des frais de déménagement des candidats recrutés à des postes administratifs de niveau supérieur en vertu de cette politique.
2.2 Pour que le remboursement soit admissible, un accord avec le candidat recruté, concernant le paiement de ses frais de déménagement, doit être conclu avant l’embauche.
2.3 Ces frais de déménagement sont remboursés advenant que la personne recrutée doive déménager en raison de son emploi à l’Université, afin d’avoir sa résidence principale à un distance d’au moins 25 miles (40 kilomètres) plus proche de l’Université.
2.4 Les frais admissibles au remboursement sont les suivants :
1. 100 % des coûts de transport pour la personne salariée et les membres de sa famille immédiate, établis selon (i), (ii) ou (iii) ci-dessous, le cas échéant :
- billets d’avion en classe économique,
- billets de train et repas, sans excéder le coût total prospectif de (i) ci-dessus,
- repas, hébergement et frais d’automobile au tarif de 70 cents/mille (43 cents/kilomètre), sans excéder le coût total prospectif de (i) ci-dessus.
2. 50 % des pénalités hypothécaires, des honoraires immobiliers, des honoraires d’avocat ou de notaire et du coût de déménagement des effets personnels, pourvu qu’en aucun cas le remboursement total en application de cet article n’excède 5 % du salaire annuel à l’embauchage de la personne salariée.
3. Procédures
3.1 Un rapport des frais de déplacement doit être préparé, imputé au ‘’FOAPAL’’ de l’unité ou du département concerné et dûment soumis pour le remboursement des frais admissibles. Une copie du rapport de frais de déplacement doit être envoyée à l’agent financier principal, , qui effectuera un transfert de fonds au compte ‘’FOAPAL’’ pour couvrir les dépenses admissibles.
3.2 Les employés doivent être avisés que les règles sur l’impôt sur le revenu permettent une déduction d’impôt pour toute portion des frais de déplacement non remboursée par un employeur, pourvu que la personne salariée déménage afin d’avoir sa résidence principale à une distance d’au moins 25 milles (40 kilomètres) plus proche de son nouveau lieu de travail. Les demandes de renseignements supplémentaires doivent être envoyées à l’agent financier principal, au 514-398-6039 ou par courriel.
Révision : mars 2004
Révision : mars 2009
