This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning)
La version française suitĚý
Dear members of the Â鶹AV community,Ěý​
As noted inĚýourĚýMRO to the community last week,Ěýthe recent discovery of the COVID-19 Omicron variant has ledĚýsome countries, including Canada,Ěýto implement new travel restrictions.ĚýÂ鶹AV is not cancelling University-sponsored travel at thisĚýtime,Ěýhowever we may be required to doĚýso should the situation change/worsen.ĚýGiven this, studentsĚýplanning on travellingĚýabroadĚýover the coming monthsĚýmay wish to reconsider, and areĚýurgedĚýto fully evaluate the potential safety, financial and academic risks involved (i.e., being stranded in another country, quarantine-related expenses, loss of accommodation, missing course registration deadlines, etc.).ĚýAs noted, this includesĚýthose planning on participating inĚýUniversity-sponsored activities such as exchanges, internships, co-ops, independent study away, field study semesters and courses, and research.Ěý
For more information on the potentialĚýrisks involved in moving forward withĚýaĚýUniversity-sponsoredĚýinternational activity at this time,Ěýplease seeĚý“Important Note on travel risks/University-sponsored activity cancellation”Ěýbelow.ĚýĚý
AnyĚýstudentĚýwho chooses to move forward withĚýtheirĚýUniversity-sponsoredĚýinternationalĚýactivity is reminded that theyĚýmust comply withĚýthe followingĚýuniversityĚýrequirements:Ěý
- °äłó±đł¦°ěĚýłŮłó±đĚýĚýfrequently to stay informedĚýof any changes for your destination.ĚýĚýPlease see theĚý“Important Note on travel risks/University-sponsored activity cancellation”Ěýsection below for more information onĚýpotential cancellations.Ěý
- Stay informed of COVID-19 activity at your destination, which can vary significantly and change quickly from one country to another and within regions of the country. It is theĚýtravelersĚýresponsibility to stay abreast of entry/exit requirements and restrictions.Ěý
- Complete theĚýPre-departureĚýOrientation. ForĚýinformation on registration,Ěýplease consult theĚýÂ鶹AV AbroadĚýPre-departureĚýwebpageĚý
- Register your travel in the following places before you go:Ěý
- With your home government: If you are a Canadian citizen, register with . If you are not a Canadian citizen, register with your home country’s foreign affairs office.Ěý
- Minerva Travel Registry:ĚýÂ鶹AV's Minerva Travel Registry allows Â鶹AV to track where and when you travel so that we canĚýreachĚýyou in case the local situation changes. Follow the stepsĚýhereĚýto ensure your travel registry isĚýup-to-dateĚýbefore you depart.ĚýYou are required to complete the Travel registry at least 2 weeks before your departure date. Ěý
- Follow theĚýGuidelines for travel during the ongoing COVID-19 pandemicĚýwhich include: Ěý
- The Government of Canada requires that you be fully vaccinated to travel internationally. Ěý
- Prior to departure, you should develop a plan to manage your safety, relying on a study and understanding of the conditions of the pandemic and prevailing health directives in any location(s) visited as part of travel. 
- Students should develop a plan in case the situation worsens on location (including possibility of being unable to return for several days or weeks in case of a lockdown or a positive test).
- Request a travel exemption,Ěýif applicable.ĚýÂ鶹AV’s International Mobility Guidelines stipulate that Â鶹AV students avoid University-sponsored travel to locations deemed unsafe by the Government of Canada. If you deem your travel to a country or region with a : “Avoid non-essential travel” to be essential, or if you are currently abroadĚýin such a locationĚýand deem your participation in aĚýUniversity-sponsored activity in your current location as essential, you mustĚýrequest an exemption.
Important : NoteĚýonĚýtravel risks/University-sponsored activityĚýcancellation: Ěý
Prior to departure:ĚýSafety and security conditions could change either before your travel or while you are abroad. Should the Global Affairs Canada travel advisory for your destination change to a “Avoid non-essential travel” or “Avoid all travel” advisory prior to your departure, Â鶹AV will cancel yourĚýinternational activityĚýandĚýcommunicateĚýinstructions toĚýstudents via their Â鶹AV email.ĚýĚý
While abroad:ĚýIf the travel advisory for your destination changesĚýto a “Avoid non-essential travel” or “Avoid all travel”Ěýafter your departure, students will receive a check-in email from Â鶹AV Abroad with instructions. It is important to remember that Â鶹AV may terminate student participationĚýin theĚýinternationalĚýactivity andĚýrequire them to return to Canada. Students who do not respond to Â鶹AV’s emails may see their international activity cancelled and their credits not recognized. Ěý
In the event of a change in travel advisories,ĚýÂ鶹AV willĚýdetermine next steps for each University-sponsored international activityĚýon a case-by-case basis.ĚýIt remains important to note thatĚýstudentsĚýcanĚýsee their travel activity cancelled before departure or while abroadĚýdue to changes in the global health landscape.ĚýThe latter may result in financial implications for students including additional expenses and/or monetary losses.ĚýMoreover, as the deadline to register for Winter 2022 classesĚýmay have passedĚýby the time of cancellation, students may not be able to register for classesĚýonĚýtime,Ěýwhich may lead to losing credits orĚýmissing a semester.ĚýAs such,ĚýstudentsĚýare once more encouraged to stronglyĚýconsiderĚýall possible scenarios, circumstances and risksĚýin their decision to travel for a University-sponsored activity.ĚýĚý
Should you have any safety abroad related questions including, Pre-departure Orientation and/or the Minerva Travel Registry, please check: mcgill.ca/mcgillabroad/safety orĚýemail at safetyabroad [at] mcgill.ca. 
Sincerely,
Fabrice Labeau
Deputy Provost (Student Life and Learning)
Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante).
À tous les membres de la communauté mcgilloise, ​
Comme nous l’avons indiquĂ© dans notre courriel envoyĂ© Ă tous la semaine dernière, la rĂ©cente dĂ©couverte du variant Omicron a poussĂ© certains pays, dont le Canada, Ă imposer de nouvelles restrictions de voyage. Ă€ l’heure actuelle, l’UniversitĂ© Â鶹AV n’annule pas les voyages pour affaires universitaires; toutefois, elle pourrait avoir Ă le faire si la situation devait changer ou empirer. Étant donnĂ© ce contexte, nous recommandons aux Ă©tudiants qui prĂ©voient voyager Ă l’étranger au cours des prochains mois de revoir leurs projets et nous les encourageons fortement Ă Ă©valuer les risques que cela pourrait prĂ©senter pour leur sĂ©curitĂ©, leurs finances et leurs Ă©tudes (par exemple, ĂŞtre retenu dans un autre pays, devoir engager des dĂ©penses pour les quarantaines, voir son hĂ©bergement annulĂ©, manquer la date limite pour l’inscription aux cours). Comme nous l’avons mentionnĂ©, cette recommandation concerne les personnes qui prĂ©voient participer Ă des activitĂ©s effectuĂ©es pour le compte de l’UniversitĂ©, comme les Ă©changes, les stages, les stages coopĂ©ratifs, les Ă©tudes indĂ©pendantes Ă l’étranger, les sessions et les cours d’études sur le terrain, ainsi que les travaux de recherche.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les risques que vous pourriez encourir en participant à une activité effectuée pour le compte de l’Université à l’heure actuelle, consultez la rubrique « Remarques importantes sur les risques associés aux voyages et l’annulation des activités effectuées pour le compte de l’Université » ci-dessous.
Nous rappelons aux étudiants qui décident de mettre à exécution leur projet de participer à de telles activités à l’étranger qu’ils doivent se conformer aux exigences de l’Université ci-dessous :
- Consultez fréquemment les afin d’être informé de tout changement pour votre destination. Veuillez consulter la rubrique « Remarques importantes sur les risques associés aux voyages et l’annulation des activités effectuées pour le compte de l’Université » ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements sur les annulations possibles.
- Demeurez informé de la situation entourant la COVID-19 à votre destination, puisqu’elle peut varier grandement et changer rapidement d’un pays à l’autre et entre les régions d’un même pays. Il incombe aux voyageurs de se tenir au courant des conditions et des restrictions d’entrée et de sortie.
- Assistez Ă une sĂ©ance d’information sur les voyages Ă l’étranger. Pour obtenir plus de renseignements sur l’inscription, veuillez consulter la page sur les sĂ©ances d’information du site Web Â鶹AV Abroad.
- Avant votre départ, consignez vos renseignements de voyage aux endroits suivants :
- Auprès du gouvernement de votre pays d’origine : Si vous êtes un citoyen canadien, inscrivez-vous au service . Si vous n’êtes pas un citoyen canadien, inscrivez-vous auprès du bureau des affaires étrangères de votre pays d’origine.
- Registre de voyage dans Minerva : Le registre de voyage dans Minerva permet à l’Université de savoir où vous voyagez et à quel moment afin qu’elle puisse communiquer avec vous advenant un changement à l’égard de la situation locale. Suivez les étapes indiquées ici pour mettre à jour votre registre de voyage avant votre départ. Vous devez remplir le registre de voyage au moins deux semaines avant la date de votre départ.
- Suivez les Directives concernant les voyages pendant la pandémie de COVID‑19, notamment :
- Le gouvernement du Canada exige la vaccination complète pour les voyageurs internationaux.
- Avant votre départ, vous devez étudier et comprendre la situation pandémique ainsi que les directives sanitaires en vigueur à chaque destination sur votre itinéraire afin d’élaborer un plan visant à assurer votre sécurité. 
- Les étudiants doivent élaborer un plan en cas d’éventuelle détérioration de la situation sur place (si, par exemple, leur retour est retardé de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines, en cas de confinement ou d’un résultat positif à un test de dépistage).
- Demandez une exemption aux restrictions de voyage, s’il y a lieu. Selon les directives de Â鶹AV concernant la mobilitĂ© internationale, les Ă©tudiants mcgillois doivent Ă©viter de voyager pour affaires universitaires dans des endroits qui ne sont pas jugĂ©s sĂ©curitaires par le gouvernement du Canada. Si vous jugez que votre voyage dans une rĂ©gion ou un pays assorti d’un est essentiel, ou si vous ĂŞtes actuellement Ă l’étranger dans l’un de ces endroits et que vous jugez votre participation Ă une activitĂ© effectuĂ©e pour le compte de l’UniversitĂ© Ă cet endroit comme essentielle, vous devez demander une exemption.
Remarques importantes sur les risques associés aux voyages et l’annulation des activités effectuées pour le compte de l’Université
Avant votre dĂ©part : Le niveau de sĂ»retĂ© de l’endroit peut changer avant votre dĂ©part ou lorsque vous ĂŞtes sur place. Si l’avertissement donnĂ© par Affaires mondiales Canada pour votre destination change pour « Éviter tout voyage non essentiel » ou « Éviter tout voyage » avant votre dĂ©part, l’UniversitĂ© annulera votre activitĂ© Ă l’étranger et transmettra des instructions aux Ă©tudiants Ă leur adresse de courriel de Â鶹AV.
Lors du voyage Ă l’étranger : Si l’avertissement donnĂ© par Affaires mondiales Canada pour votre destination change pour « Éviter tout voyage non essentiel » ou « Éviter tout voyage » après votre dĂ©part, l’équipe Â鶹AV Abroad communiquera avec les Ă©tudiants par courriel afin de leur donner des instructions. Rappelons que l’UniversitĂ© peut mettre fin Ă la participation d’ Ă©tudiants Ă une activitĂ© Ă l’étranger et exiger leur retour au Canada. Si un Ă©tudiant ne rĂ©pond pas aux courriels de l’UniversitĂ© Â鶹AV, son activitĂ© Ă l’étranger pourrait ĂŞtre annulĂ©e et ses crĂ©dits pourraient ne pas ĂŞtre comptabilisĂ©s.
Si les avertissements concernant les voyages changent, l’Université déterminera au cas par cas les mesures à prendre pour chaque activité effectuée pour le compte de l’Université à l’étranger. Il est important de souligner qu’en cas de changement à la situation sanitaire mondiale, le voyage d’un étudiant pourrait être annulé avant son départ ou lorsqu’il est sur place. Ce dernier cas pourrait entraîner des conséquences financières pour l’étudiant, notamment des dépenses supplémentaires ou des pertes pécuniaires. En outre, comme la date limite pour l’inscription aux cours de la session d’hiver 2022 pourrait être dépassée au moment de l’annulation, l’étudiant pourrait ne pas être en mesure de s’inscrire aux cours à temps, et perdrait ainsi des crédits ou verrait sa session annulée. Par conséquent, nous encourageons une fois de plus les étudiants à envisager sérieusement les scénarios, les circonstances et les risques possibles avant de voyager pour affaires universitaires.
Si vous avez des questions sur la sécurité à l’étranger, notamment sur les séances d’information sur les voyages à l’étranger ou sur le registre de voyage dans Minerva, consultez la page mcgill.ca/mcgillabroad/safety ou envoyez un courriel à safetyabroad [at] mcgill.ca.
Cordiales salutations,
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante)
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