Â鶹AV

Sent on behalf of Gillian Nycum, Registrar and Executive Director, Enrolment Services

La version française suit.

Dear colleagues,ÌýÌý

I amÌýwriting to announceÌýthat  after extensive cross-University consultation and collaboration, ÌýSenate has approved the implementation of  a Fall Reading  Break  at Â鶹AV. The Senate-approved dates of the first Fall Reading Break (FRB) are October 9^thÌýto 13^th, 2021, with classes beginning on SeptemberÌý1^st.ÌýÌýDates for further years can be found on theÌýImportant Dates website.

The Purpose and ProcessÌý

For several years, Â鶹AV students have championed the creation of a Fall Reading Break.ÌýIn March 2018, the Students’ Society of Â鶹AV (SSMU) held a referendum in which 96.6% of undergraduate students voted inÌýfavourÌýof implementingÌýanÌýFRB at Â鶹AV.Ìý

Following this call to action, the Enrolment and Student Affairs Advisory Committee (ESAAC) formed the Subcommittee on Fall Reading Break (SFRB)ÌýtoÌýworkÌýwith stakeholders and academic programsÌýfrom across the UniversityÌýto explore the feasibility ofÌýanÌýFRBÌýat Â鶹AV.Ìý

TheÌýTrade-offÌýÌý

To implementÌýanÌýFRB, an accommodation is needed elsewhere in the academic calendar in order to maintain the same number of contact hours.  While several possible solutions wereÌýexplored, students expressed a strong preference for starting the fall term prior to  Labour Day in order to have a Fall Reading Break the week of Thanksgiving. In  an April 2019  SSMU referendum, 75% of students  voted  in  favour of this option.Ìý

The DatesÌýÌý

Extensive consultations with the communityÌý–Ìýincluding Faculty and staffÌý–ÌýidentifiedÌýthe need toÌýtake steps toÌýmitigate the impactÌýofÌýanÌýFRBÌýon Â鶹AV’s various stakeholder groups. This includedÌýstarting the Fall semester as few days early as possible andÌýavoiding moving residence move-in weekend to a week earlier.ÌýWhileÌýcertain programs may opt outÌýof implementing an FRB in order to accommodate a specialized teaching calendar,Ìýin general this approachÌýensuresÌýthe least possible disruption to the academic calendarÌýwhile keeping theÌýneeds of all our community membersÌýin mind.Ìý

Important Points for StaffÌýand Instructors

The Fall Reading BreakÌýis intendedÌýas an opportunity for students to rest,Ìývisit loved ones,Ìýcatch up on existing work, and focus on wellness. As such,Ìýassignments and examsÌýshould notÌýbeÌýdue duringÌýthe FRB, and we encourageÌýacademic units to coordinateÌýwhere possible to avoid overloading students either before or immediately following the break.Ìý

HavingÌýanÌýFRB willÌýfurther align the Fall and Winter semesters, in that both semesters will now have a mid-term break.ÌýThe implementation of an FRB will, however,Ìýresult inÌýstudentsÌýbeingÌýon campusÌýearlier in the FallÌýterm,Ìýand thisÌýmayÌýrequireÌýadjustment forÌýstudent-facing services.Ìý

AcknowledgementsÌý
IÌýwould like to congratulate the manyÌýadministrative and support staff,Ìýinstructors,Ìýand studentsÌýwho worked in concert to make  a Fall Reading Break at Â鶹AV a reality.ÌýÌýWe are committed to continuing to work with units across the University to identify and explore initiatives that prioritize student wellbeing, and we ask for your support as we make the necessary changes to accommodateÌýanÌýFRB in Fall 2021.Ìý

Sincerely, Ìý

Gillian Nycum
Registrar and Executive Director of Enrolment Services Ìý

Message de Gillian Nycum, registraire et directrice exécutive, gestion de l'effectif étudiant

Chères collègues et chers collègues,ÌýÌý

Je vous écris pour vous annoncer qu’à la lumière d’importantes consultations et collaborations au sein de l’Université,Ìýle Sénat a approuvé la mise en place d’une semaine de lecture pour le trimestre d’automne à Â鶹AV. Les dates approuvées par le Sénat pour la première semaine de lecture du trimestre d’automne sont du 9 au 13Ìýoctobre 2021, et les cours commencent le 1^erÌýseptembre.ÌýIl est possible de connaître les dates pour les années à venir sur la page Web desÌýDates importantes.

But et processusÌý

Depuis plusieurs années, les étudiantes et étudiants de Â鶹AV plaident en faveur de la mise en place d’une semaine de lecture à l’automne. En mars 2018, l’Association étudiante de l’Université Â鶹AV (AEUM) a tenu un référendum au cours duquel 96,6Ìý% des étudiantes et étudiants du premier cycle ont voté en faveur de la mise en place d’une semaine de lecture pendant le trimestre d’automne à l’Université Â鶹AV.Ìý

Suite à cet appel à l’action, le comité consultatif de l’effectif étudiant et des affaires étudiantes (Enrolment and Student Affairs Advisory CommitteeÌý— ESAAC) a formé un sous-comité pour travailler avec les parties concernées et les programmes universitaires de toute l’Université afin d’explorer la faisabilité de la tenue d’une semaine de lecture pendant le trimestre d’automne à Â鶹AV.Ìý

CompromisÌýÌý

Dans le but de mettre en place une semaine de lecture à l’automne, il a fallu parvenir à un compromis acceptable afin de maintenir le nombre d’heures d’enseignement au calendrier universitaire. Bien que plusieurs solutions possibles aient été explorées, les étudiantes et étudiants ont manifesté une préférence marquée pour que le trimestre d’automne commence avant la fête du Travail afin que la semaine de lecture concorde avec la semaine de l’Action de grâces. À l’occasion du référendum organisé en avril 2019 par l’AEUM, 75Ìý% des étudiantes et étudiants ont voté en faveur de cette option.Ìý

DatesÌýÌý

Des consultations approfondies auprès de la communauté — incluant les membres du corps professoral et du personnel — ont permis de déterminer la nécessité de prendre des mesures pour atténuer l’impact de la tenue d’une semaine de lecture à l’automne pour les différents groupes formant les parties concernées de Â鶹AV. Notamment, il a été question de commencer le trimestre d’automne aussi tôt que possible et d’éviter de déplacer la fin de semaine de déménagement une semaine plus tôt. BienÌýque certains programmes peuvent decider de ne pas avoirÌýune semaine de lecture pour accommoder un calendrier de l’enseignement spécialisé, règle générale, cette approche permet la tenue d’une semaine de lecture tout en limitant le nombre de perturbations possibles au calendrier universitaire et en considérant les besoins de tous les membres de notre communauté.Ìý

Points importants pour le personnelÌýet les chargés d’enseignement

La semaine de lecture du trimestre d’automne est conçue comme une occasion pour les étudiantes et étudiants de se reposer, de rendre visite à leurs proches, de rattraper leur retard dans leurs travaux et de se concentrer sur leur bien-être. Par conséquent, des travaux ne seront pas à remettre ni la tenue d’examens n’est possible pendant la semaine de lecture d’automne. Nous demandons aux unités universitaires de coordonner leur programme en conséquence, dans la mesure du possible, afin d’éviter de surcharger les étudiants avant ou immédiatement après cette pause.Ìý

Le fait d’avoir une semaine de lecture à l’automne confèrera une certaine uniformité entre les trimestres d’automne et d’hiver, car les deux auront une pause prévue à la mi-session.ÌýToutefois, la mise en place d’une semaine de lecture à l’automne entraînera une présence étudiante sur le campus plus tôt à l’automne, ce qui nécessitera des ajustements pour certains services destinés à la clientèle étudiante.Ìý

RemerciementsÌý
Nous tenons à remercier et à féliciter les nombreux étudiants et étudiantes, membres du corps professoral, membres du personnel et administrateurs et administratrices qui ont travaillé de concert pour faire de cette semaine de lecture à l’automne à Â鶹AV une réalité. Nous nous engageons à poursuivre notre travail de collaboration entre les différentes unités de l’Université pour déterminer et explorer des initiatives qui donnent la priorité au bien-être des étudiants et étudiantes, et nous vous demandons votre soutien alors que nous apportons les changements nécessaires pour accommoder la tenue d’une semaine de lecture à l’automneÌý2021.Ìý

Cordialement, Ìý

Gillian Nycum
Registraire et directrice générale de la Gestion de l’effectif étudiant Ìý

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