Â鶹AV

Campus update - January 13 2021

This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre.

Le prĂ©sent message est envoyĂ© au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exĂ©cutif adjoint (Ă©tudes et vie Ă©łŮłÜ»ĺľ±˛ą˛ÔłŮe), au nom du Centre des opĂ©rations d’urgence (COU).

La version française suit.

Dear members of the Â鶹AV community,

Now that we are officially into the swing of the new semester, I want to wish everyone a smooth and successful back to work, school, teaching, and research.

I have just two updates to share this week:

  1. Clarifications on the process for safe passage letters
  2. FAQs on the S/U option

1) Clarification on the process for safe passage letters

As mentioned in the January 7 COVID-19 Update, individuals who are required by their instructor or supervisor to be on-campus during Quebec’s curfew hours will receive a letter of safe passage from their Faculty or Department prior to their activity. This letter can be provided to law enforcement as proof that the outing is necessary.

It’s important to note that these letters will only be issued for Â鶹AV activities; if Â鶹AV members are undertaking activities on behalf of another organization, that entity is responsible for issuing a safe passage letter.

If you require a safe passage letter for a necessary on-campus activity that occurs during curfew hours and have not yet received one, please reach out to your instructor or supervisor, indicating the activity for which you require the letter. Supervisors and instructors who receive requests for safe passage letters should follow up with their Dean, Chair or Department Head to access the letter protocol and template.

I also wanted to share a few important notes on the use of safe passage letters depending on your role at Â鶹AV:

  • All individuals with a safe passage letter must carry their Â鶹AV ID (if they have one), as well as their safe passage letter, when travelling to and from any Â鶹AV activity outside of curfew hours. All individuals are also responsible for being able to produce the letter upon request from law enforcement, and for explaining the circumstances of their travel. Letter recipients should print a paper copy of the letter to keep on their person and maintain a backup on a smartphone if possible.
    • Don’t have a Â鶹AV ID and need to be on campus for a necessary purpose? Find out how to get one for students and for staff and Faculty.
  • Students attending a course during curfew hours must also print and carry a copy of their class schedule along with the safe passage letter and their Â鶹AV ID card.
  • Casual employees without a Â鶹AV ID should also print out and carry their confirmation of employment letter (available in Workday) or a recent pay stub.
  • Authorized visitors must receive a safe passage letter from their Â鶹AV sponsor if one is not already provided by their employer.

2) FAQs on the Additional S/U

If you have questions about the Additional S/U for Fall 2020 and Winter 2021, check out the new FAQ which has been added to the Adjusted Academic Measures page.

Sincerely,

Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning


Chers membres de la communauté mcgilloise,

Ça y est, la nouvelle session a débuté. Je vous souhaite une bonne reprise du travail, des cours, de l’enseignement et de la recherche. Puisse-t-elle se dérouler en douceur.

Cette semaine, je n’ai que deux renseignements à vous communiquer, soit :

  1. des clarifications au sujet de la délivrance des lettres d’autorisation spéciale; et
  2. la création d’une Foire aux questions concernant l’option de notation « satisfait/insatisfait ».

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1) Clarifications au sujet de la délivrance des lettres d’autorisation spéciale

Comme je l’ai indiqué dans mon message du 7 janvier, les personnes qui, sur demande de leur enseignant ou de leur superviseur, doivent se trouver sur le campus pendant la période du couvre-feu recevront une lettre d’autorisation spéciale de leur faculté ou département avant l’activité en question. Cette lettre pourra être présentée aux forces de l’ordre pour justifier la nécessité d’une sortie.

Toutefois, ces lettres ne peuvent ĂŞtre dĂ©livrĂ©es que pour les activitĂ©s de l’UniversitĂ© Â鶹AV. Lorsque vous entreprenez des activitĂ©s pour le compte d’une autre organisation, c’est Ă  cette dernière qu’il incombe de vous en dĂ©livrer une.

Si vous avez besoin d’une lettre d’autorisation spéciale pour prendre part à une activité qui nécessite votre présence sur le campus pendant la période du couvre-feu, et que celle-ci ne vous a toujours pas été délivrée, communiquez avec votre enseignant ou votre superviseur et indiquez-lui l’activité pour laquelle vous en avez besoin. Lorsqu’ils reçoivent une telle demande, les enseignants et les superviseurs doivent communiquer avec leur doyen, leur directeur ou leur chef de département pour obtenir les consignes de délivrance des lettres d’autorisation spéciale ainsi qu’un modèle de lettre.

Je souhaite Ă©galement porter Ă  votre attention quelques points importants concernant l’utilisation des lettres d’autorisation spĂ©ciale en fonction du statut que vous avez Ă  Â鶹AV :

  • Toute personne ayant reçu une lettre d’autorisation spĂ©ciale doit avoir sur elle sa carte d’identitĂ© de Â鶹AV (lorsqu’elle en a une) et sa lettre d’autorisation spĂ©ciale lors de ses dĂ©placements Ă  destination ou en provenance d’une activitĂ© pour le compte de l’UniversitĂ© en dehors de la pĂ©riode du couvre-feu. Elle doit ĂŞtre en mesure de prĂ©senter la lettre lors d’un contrĂ´le des forces de l’ordre et de justifier les raisons de son dĂ©placement. Pour ce faire, elle doit imprimer une copie papier de la lettre – qu’elle gardera sur elle – et en conserver un exemplaire sur son tĂ©lĂ©phone intelligent lorsque cela est possible.
    • Vous ĂŞtes Ă©łŮłÜ»ĺľ±˛ą˛ÔłŮ, employĂ© ou enseignant, et devez vous rendre sur l’un des campus pour vous acquitter de fonctions indispensables, mais vous n’avez pas de carte d’identitĂ© de Â鶹AV? Consultez la marche Ă  suivre pour en obtenir une (Ă©łŮłÜ»ĺľ±˛ą˛ÔłŮ, personnel).
  • Les Ă©łŮłÜ»ĺľ±˛ą˛ÔłŮs assistant Ă  un cours en prĂ©sentiel pendant la pĂ©riode de couvre-feu doivent Ă©galement imprimer une copie de leur horaire de cours et la garder sur eux, au mĂŞme titre que la lettre d’autorisation spĂ©ciale et leur carte d’identitĂ© de Â鶹AV.
  • Les employĂ©s occasionnels n’ayant pas de carte d’identitĂ© de Â鶹AV doivent Ă©galement imprimer et garder sur eux leur lettre de confirmation d’emploi (accessible dans Workday) ou un bulletin de paie rĂ©cent.
  • Les visiteurs autorisĂ©s doivent recevoir une lettre d’autorisation spĂ©ciale de leur rĂ©pondant Ă  Â鶹AV si leur employeur ne leur en a pas dĂ©jĂ  fourni une.

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2) Foire aux questions concernant la nouvelle option de notation « satisfait/insatisfait »

Nous avons créé une Foire aux questions concernant la nouvelle option de notation « satisfait/insatisfait » offerte pour les sessions d’automne 2020 et d’hiver 2021. Pour la consulter, rendez-vous sur la page des mesures académiques révisées.

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Cordiales salutations,

Fabrice Labeau
Premier vice-principal exĂ©cutif adjoint (Études et vie Ă©łŮłÜ»ĺľ±˛ą˛ÔłŮe)

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