Â鶹AV

This message is sent on behalf of Chris Buddle, Associate Provost (Teaching and Academic Programs), and Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Recovery and Operations Resumption Committee (ROR).

La version française suit

Dear members of the Â鶹AV community,

COVID cases in Canada are again rising, partly driven by the new Omicron variant. There is much that is still unknown about this new strain. In this context, it is more important than ever that we follow safety protocols. In particular, students should not come to our campuses, including to in-person exams, if they have COVID symptoms. Accommodations for students, if needed, are requested by completing a form in Minerva (personal menu).

In this update:

• Revised safety protocols
• Reminder about other safety protocols
• Telework
• Outbreak in Athletics
• Cases on campus
• Holiday gatherings

Tightened COVID protocols effective immediately

Due to the uncertain epidemiological situation, we are implementing some new measures, which will be in effect until at least the start of the Winter Term:

• Procedural masks have been required at Â鶹AV this term, with few exceptions. With the rise in cases generally, the guidelines for mask wearing are being tightened:
  • Staff and students must wear a procedural mask at all times, unless they are alone in a closed space. You must wear a mask even when seated at a distance of two or more metres.
  • Masks can be removed briefly while actively eating and drinking but should be put on again immediately. For example, if you are eating and pause to have a conversation, put on your mask.
  • If you cannot maintain physical distancing of at least one metre when outdoors, please wear a procedural mask.
  • Exceptions still remain for those unable to wear a mask for health reasons, for singing or woodwind lessons, and some other limited circumstances, Please consult the mask guidelines for further information.
• Varsity practices are suspended until the New Year.

Follow all COVID health and safety protocols

With cases rising, it is extremely important that you follow all health and safety guidelines, including:

• Not coming to campus if you have COVID-19 symptoms. Please complete the self-evaluation form each day before you come to campus and follow the instructions that apply to your situation.
• Reporting positive tests or COVID-19 symptoms immediately to Â鶹AV’s Case Management Group by calling 514-398-3000.
• Properly wearing a procedural mask that covers your nose and mouth at all times.
• Changing your mask after four hours of wear, or sooner if it becomes wet or soiled.
• Coughing or sneezing into your arm or elbow.
• Washing your hands with soap and water or sanitizer frequently.

Telework

At a press conference this afternoon, Christian Dubé, Quebec’s Minister of Health, asked employers to prioritize telework. This recommendation had been in effect for much of 2021 and was removed only recently, in mid-Fall. As a result of Minister Dubé’s announcement, Â鶹AV will return to the same level of in-person presence that was put in place in the summer:

• Administrative and support staff who can perform their job functions at home should work approximately 30% of their time in the office.
• Supervisors are asked to continue to prioritize the presence of staff in support of our teaching and research mission

We will re-evaluate the situation as it evolves and communicate early in the New Year.

Outbreak in Athletics

Yesterday, December 13, 2021, Â鶹AV’s Case Management Group (CMG) confirmed an outbreak of COVID-19 cases among members of some of our Â鶹AV sports teams and associated Athletics and Recreation staff. Three individuals have been confirmed to have tested positive and we believe that transmission occurred on campus during a team practice. The investigation is still ongoing and the total number of cases may be adjusted later.

Cases on campus

• Last week, from December 5 to 11, there were 12 individuals who tested positive for COVID-19 who were on campus during their contagion period.
• This number includes those from the cluster of cases in a Macdonald campus laboratory. In the Macdonald cluster, it is possible that on-campus transmission was at play but shared social activities in the group are a more likely explanation.
• A further 17 members of the Â鶹AV community reported positive tests but were not on campus while contagious.
• Please note that incorrect information about last week’s totals, which appeared briefly on Â鶹AV’s Case Tracker this morning, has since been corrected.
• We have seen a few individuals test positive after writing exams. You can find information about these cases here.
• However, as was the case in our classrooms during the semester, our different layers of protection are still effective. We have not seen any evidence to date of people transmitting the virus in an exam room or classroom.

We are monitoring cases at Â鶹AV and potential community transmission extremely closely and are prepared to act quickly to again tighten COVID protocols.

Holiday Gatherings

Many teams and groups at Â鶹AV have planned holiday gatherings, which people have been anticipating eagerly. In this context, virtual gatherings are safer and many employees will not be comfortable gathering in person. If you decide to have an in-person event we ask that you make it clear to employees that attendance is optional. As well, you must pay particular attention to Â鶹AV’s health and safety guidelines for events on campus:

• Wear a mask at all times. If you are eating or drinking, please remain at least two metres apart and lower your mask only briefly.
• Do not serve food buffet style. Food should be provided in individual servings (e.g. boxed lunches).
• Alcohol is allowed only at strictly sit-down events (note that a permit is required if such event happens on campus, and you must fill out the Events Central Coordination Form).

It is discouraging for everyone to see COVID cases rising across Canada again, just before the holidays. Please follow COVID guidelines especially carefully, to ensure that you will be able to see those you care about over the break.

On behalf of the Recovery and Operation Resumption Committee, we would like to offer our best wishes for a safe holiday break,

Fabrice Labeau
Deputy Provost (Student Life & Learning)

Chris Buddle
Associate Provost (Teaching and Academic Programs)

Le présent message est envoyé au nom de Chris Buddle, vice-principal exécutif adjoint (Enseignement et programmes d’études) et de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante), au nom du Comité de la reprise des activités et du retour (RAR).

À tous les membres de la communauté mcgilloise,

Les cas de COVID sont de nouveau sur une pente ascendante au Canada, en partie à cause du variant Omicron. Comme nous en savons fort peu pour l’instant sur ce nouveau venu, il est plus important que jamais de suivre les protocoles de sécurité en place. Ainsi, les étudiants ne doivent pas se présenter sur le campus s’ils ont des symptômes, même pour un examen en personne. Au besoin, ils pourront faire une demande d’accommodement en remplissant le formulaire prévu à cette fin dans Minerva (menu Renseignements personnels).

Sujets abordés dans le présent message :

• Resserrement des protocoles de sécurité
• Rappel sur l’importance des mesures sanitaires
• °Õé±ôé³Ù°ù²¹±¹²¹¾±±ô
• Éclosion au Service des loisirs et des sports
• Cas sur les campus
• Rassemblements pendant la période des fêtes

Resserrement immédiat des protocoles anti-COVID

En raison de l’incertitude épidémiologique qui règne actuellement, les mesures ci-après entrent en vigueur dès maintenant et demeureront en place au moins jusqu’au début de la session d’hiver :

• Le port du masque chirurgical est obligatoire à Â鶹AV – sauf dans de très rares exceptions – depuis le début de la session. Devant la hausse généralisée des cas, nous resserrons les consignes sur le port du masque.
  • Employés et étudiants doivent porter le masque chirurgical en tout temps, sauf lorsqu’une personne est seule dans une pièce fermée. Vous devez porter le masque même lorsque vous êtes assis à deux mètres de distance ou plus les uns des autres.
  • Vous pouvez retirer le masque brièvement le temps de prendre une bouchée ou de boire, mais vous devez le remettre immédiatement après. Par exemple, si vous cessez de manger le temps d’une conversation, remettez votre masque.
  • À l’extérieur, portez le masque s’il est impossible de vous tenir à au moins un mètre des autres personnes présentes.
  • Les rares exceptions au port du masque déjà admises (raisons de santé, cours de chant ou d’instrument à vent, etc.) continuent de s’appliquer. Pour en savoir davantage, consultez les directives sur le port du masque.
• Les entraînements de sport universitaire sont suspendus jusqu’au début de 2022.

Importance des protocoles de sécurité et des mesures sanitaires

Devant la progression des cas de COVID, vous devez absolument suivre à la lettre toutes les consignes sanitaires. Voici quelques rappels à cet égard :

• Ne vous présentez pas sur le campus si vous avez des symptômes de COVID-19. Nous vous demandons de remplir le formulaire d’autoévaluation tous les jours avant de venir sur le campus et de suivre les instructions indiquées.
• Signalez sans délai l’obtention d’un résultat positif au test de dépistage ou la présence de symptômes de COVID-19au Groupe de gestion des cas de l’Université, au 514 398-3000.
• Portez en tout temps un masque chirurgical couvrant bien le nez et la bouche.
• Changez de masque toutes les quatre heures, ou avant si votre masque est humide ou souillé.
• Toussez ou éternuez dans le pli du coude.
• Lavez-vous les mains fréquemment à l’eau savonneuse ou à l’aide de désinfectant.

°Õé±ôé³Ù°ù²¹±¹²¹¾±±ô

Lors de la conférence de presse tenue hier après-midi, le ministre de la Santé du Québec, Christian Dubé, a demandé aux employeurs de prioriser le télétravail. En vigueur pendant la majeure partie de 2021, cette recommandation a été levée tout récemment, à la mi-automne. Vu l’annonce d’hier, l’Université Â鶹AV reviendra au niveau de présentiel qui était en place cet été, plus précisément :

• les membres du personnel administratif et de soutien pouvant s’acquitter de leurs fonctions à distance devront effectuer environ 30 % de leurs heures de travail au bureau;
• les superviseurs doivent continuer à prioriser le présentiel pour le personnel appuyant notre mission d’enseignement et de recherche.

Nous réévaluerons régulièrement la situation et communiquerons de nouveau avec vous en début d’année.

Éclosion au Service des loisirs et des sports

Le 13 décembre 2021, le Groupe de gestion des cas de Â鶹AV a confirmé une éclosion de COVID-19 dans des équipes sportives de Â鶹AV et parmi des membres du personnel du Service des loisirs et des sports. Trois personnes ont reçu un résultat positif à un test de dépistage, et tout porte à croire qu’une transmission s’est produite lors d’un entraînement d’équipe. L’enquête est toujours en cours; le nombre de cas pourrait donc changer.

Cas sur les campus

• Au cours de la semaine du 5 au 11 décembre, 12 personnes qui ont reçu un diagnostic de COVID-19 se trouvaient sur le campus pendant leur période de contagion.
• Ce nombre comprend les personnes visées par l’éclosion dans un laboratoire du campus Macdonald. Dans ce cas, il est possible qu’une transmission ait eu lieu sur le campus Macdonald, mais la participation du groupe à des activités sociales est une explication plus plausible.
• Dix-sept autres membres de la communauté mcgilloise ont reçu un résultat positif; toutefois, ces personnes ne sont pas venues sur les campus pendant la période de contagion.
• Hier matin, le bilan des cas a brièvement indiqué des chiffres erronés pour le nombre de cas déclarés la semaine dernière. L’erreur a été corrigée.
• Quelques personnes ont reçu un diagnostic de COVID-19 après une séance d’examen. Vous trouverez des précisions sur ces cas ici.
• Comme ce fut le cas pendant toute la session, les nombreuses mesures de protection en vigueur dans nos salles de classe sont toujours efficaces. Jusqu’à présent, nous n’avons eu connaissance d’aucune transmission dans une salle d’examen ou dans une classe.

Nous surveillons de très près l’augmentation des cas et la transmission potentielle au sein de notre communauté et sommes prêts à agir rapidement pour resserrer les protocoles de lutte contre la COVID‑19, au besoin.

Rassemblements pendant la période des fêtes

À Â鶹AV, plusieurs équipes ont prévu des rassemblements pour souligner les fêtes de fin d’année. Dans le contexte actuel, les rassemblements virtuels sont une option plus sûre. De plus, bon nombre d’employés pourraient ne pas être à l’aise de participer à des activités en personne. Si vous optez pour des rencontres en présentiel, veuillez préciser à tous que leur participation est optionnelle. Nous vous demandons également de toujours respecter les directives de Â鶹AV sur les activités organisées sur les campus.

• Portez un masque en tout temps. Pendant que vous mangez ou buvez, restez à au moins deux mètres des autres personnes et n’enlevez votre masque que brièvement.
• Évitez les services de type buffet. La nourriture doit être servie en repas individuels, comme dans des boîtes-repas.
• La consommation d’alcool n’est autorisée que pendant les activités où tout le monde reste assis. (Vous devez obtenir un permis dans le cas d’une activité avec consommation d’alcool qui se déroulerait sur le campus, et vous devez remplir le formulaire de coordination des événements

L’augmentation des cas de COVID partout au Canada n’est pas une bonne nouvelle, surtout en cette période de l’année. Veuillez suivre scrupuleusement toutes les consignes pour être en mesure de voir vos proches pendant les fêtes.

Au nom du Comité de la reprise des activités et du retour, nous vous offrons nos meilleurs vœux et vous souhaitons une belle période des fêtes sous le signe de la prudence.

Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)

Chris Buddle
Vice-principal exécutif adjoint (Enseignement et programmes d’études)
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