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Forthcoming Implementation of Enhanced 3WM / Lancement du triple rapprochement plus performant Ă venir
Published: 7 October 2024
This message is sent on behalf of Lara Pereira, Controller Financial Services and Francois Pouliot, Senior Director Procurement Services
Dear Fund Financial Managers, Faculty Financial Officers, Financial Service Teams, and PO Requestors/Owners:
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We are pleased to announce the implementation of an enhanced 3-Way Match (3WM) which will go-live in the upcoming weeks.
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What is 3WM?
3WM is a control that ensures payments to suppliers are released only if the following 3 requirements are matched:
1) An open purchase order for goods/services exists (“PO”);
2) The goods/services have been received (“Receipt”);
3) The supplier has submitted a valid invoice (“Invoice”).
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Why 3WM?
3WM:
- Reduces the risk of fraud.
- Confirms that funds are only charged for legitimate PO’s where goods/services have been received/rendered.
- Ensures the University’s compliance with industry best practices and recommendations by Internal Audit.
- Implements rigorous procure-to-pay-cycle controls.
- Safeguards Â鶹AV’s assets.
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Enhanced 3WM functionality
At go-live, enhanced 3WM means Receipt will be mandatory on all newly created POs equal to or greater than $2,500 CDN (taxes included).
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3WM was first rolled out in March 2021 and has evolved since then:
Initial implementation - March 2021
- 3WM was implemented on POs equal to or greater than $2,500 CDN.
- Emails were sent twice daily to PO Owners reminding them to record the Receipt of goods/services in MMP for all Invoices (i.e. PDF Invoices processed by Accounts Payable (AP) & e-settlement Invoices received in MMP).
- Invoices were put on hold and payment was not released until 3WM occurred.
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Reduced scope of 3WM – February 2023
- System-related issues created undue delays in supplier payments, so mandatory Receipt in MMP was disabled for PDF invoices processed by AP. However, the practice of Receipt was highly encouraged.
- Recording Receipt in MMP remained mandatory for e-settlement invoices.
- Supplier invoices were not put on hold when Receipt was not completed.
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Implementation of enhanced 3WM forthcoming in the upcoming weeks
- Following the correction of the system issues, mandatory Receipt will be re-instated on newly created POs equal to or greater than $2,500 CDN for all Invoices.
- Emails will be sent once daily to PO Owners reminding them to record the Receipt of goods/services in MMP.
- Until 3WM is met, Invoices will be put on hold and the expense will not post to the fund, the PO encumbrance will not be liquidated, and payment to the supplier will not be released.
- It is important to note that delayed Receipt, and therefore delayed payment, may jeopardize the University’s reputation and affect business continuity as suppliers may refuse future POs.
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Training and Resources
Prior to the implementation date, Procurement Services will provide comprehensive training and additional aid to ensure everyone is well prepared for this transition.
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We sincerely appreciate your patience and cooperation as we embark on this transition to a more robust process. Stay tuned for further details in a follow-up communication to be sent just prior to go-live!
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Best Regards,
Lara Pereira & François Pouliot
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Le présent message est envoyé au nom de Lara Pereira, contrôleuse, Services financiers, et de François Pouliot, directeur principal, Service des approvisionnements
Aux gestionnaires financiers de fonds, agents financiers des facultés, équipes des Services financiers et demandeurs de bons de commande,
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Nous avons le plaisir de vous annoncer le lancement dans les semaines à venir d’un triple rapprochement plus performant.
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Qu’est-ce que le triple rapprochement?
Le triple rapprochement bloque le paiement aux fournisseurs tant que les trois exigences suivantes n’ont pas été remplies :
1) un bon de commande a été ouvert pour les biens ou services en question (« bon de commande »);
2) les biens ou services ont été reçus (« réception »);
3) le fournisseur a soumis une facture valide (« facture »).
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Pourquoi choisir le triple rapprochement?
Le triple rapprochement a l’avantage :
- de réduire les risques de fraude;
- d’assurer que seuls les frais liés à des bons de commande légitimes sont portés aux fonds et ce, uniquement une fois les biens/services reçus;
- d’assurer la conformité de l’Université aux pratiques exemplaires du secteur et aux recommandations formulées lors de l’audit interne;
- de mettre en place des contrôles rigoureux du processus d’approvisionnement;
- de protéger les biens de l’Université.
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Une version plus performante du triple rapprochement
La version plus performante du triple rapprochement qui sera lancée dans les semaines à venir rendra le critère de réception obligatoire pour tous les bons de commande nouvellement créées d’une valeur égale ou supérieure à 2 500 $ CA.
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Lancée en mars 2021, la fonction de triple rapprochement a évolué depuis :
Mars 2021 : lancement initial
- La fonction de triple rapprochement s’appliquait aux bons de commande d’une valeur égale ou supérieure à 2 500 $ CA.
- Des courriels étaient envoyés deux fois par jour aux demandeurs de bons de commande pour leur rappeler de consigner, dans MMP, la réception des biens et services liés à toutes les factures (c’est-à -dire, les factures en format PDF traitées par les Comptes payables et les factures traitées par télévirement reçues dans MMP).
- Les paiements étaient suspendus tant que les trois exigences n’étaient pas remplies.
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Février 2023 : application réduite de la fonction de triple rapprochement
- À la suite de retards de paiement aux fournisseurs causés par des problèmes informatiques, l’exigence de réception dans MMP a été éliminée pour les factures en format PDF traitées par les Comptes payables. Cela dit, la consignation des biens/services reçus était fortement encouragée.
- La consignation des biens/services reçus dans MMP est demeurée obligatoire pour les factures traitées par télévirement.
- Le paiement des factures de fournisseurs n’était pas suspendu lorsque la réception des biens et services n’avait pas été consignée.
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Lancement d’une version plus performante du triple rapprochement à venir dans les semaines suivantes
- Une fois les problèmes informatiques réglés, l’exigence de réception redeviendra en vigueur pour les bons de commande nouvellement créés d’une valeur égale ou supérieure à 2 500 $ CA pour toutes les factures.
- Des courriels seront envoyés une fois par jour aux demandeurs de bons de commande pour leur rappeler de consigner la réception des biens et services dans MMP.
- Tant que les exigences du triple rapprochement ne sont pas remplies, les factures seront mises en attente et la dépense ne sera pas comptabilisée dans le fonds, l'engagement du bon de commande ne sera pas liquidé et le paiement au fournisseur ne sera pas libéré.
- Il convient de noter que tout retard de rĂ©ception, et donc de paiement, risque de mettre en jeu la rĂ©putation de l’UniversitĂ© et affectera la continuitĂ© de ses activitĂ©s si les fournisseurs en viennent Ă refuser les bons de commande Ă©mis par Â鶹AV.
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Formation et ressources
Avant la date du lancement, le Service des approvisionnements offrira des formations complètes et du soutien de sorte que vous ayez toutes les connaissances nécessaires pour effectuer cette transition.
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Nous vous remercions sincèrement de votre patience et de votre collaboration durant cette transition vers un processus plus performant. Vous recevrez les dernières précisions dans une autre communication, qui sera envoyée juste avant la date du lancement.
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Cordiales salutations,
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Lara Pereira et François Pouliot
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[Message sent out over the FIS Listserv]